Autor: Ing. Petr Kučava
Kancelář může při otevření firmy fungovat bez problémů, ale po několika letech už stejné uspořádání nemusí odpovídat tomu, jak lidé skutečně pracují. Přibydou zaměstnanci, část týmu začne pracovat společně, vznikne potřeba více schůzek nebo se změní poměr mezi individuální prací a spoluprací. Problém přitom nemusí být v nedostatku metrů čtverečních, ale v jejich špatném využití.
Nové uspořádání proto není nutně spojeno se stěhováním do větších prostor. Někdy stačí změnit rozmístění pracovních míst, vytvořit oddělenou zónu pro jednání nebo lépe využít prostor kolem pracovních stolů. Kvalitní návrh kanceláří by měl vycházet především z toho, jak se v kanceláři skutečně pracuje, nikoli pouze z jejího půdorysu.
Prvním signálem nemusí být nedostatek místa
Typickým problémem je situace, kdy kancelář není fyzicky malá, ale přesto v ní lidé začínají narážet na prostorová omezení. Pracovní stoly mohou být rozmístěné tak, že komplikují průchod, týmová spolupráce může rušit zaměstnance, kteří potřebují klid, a jednání se mohou odehrávat přímo mezi ostatními pracovními místy. Takové problémy se postupně promítají do každodenního fungování kanceláře.
Před změnou dispozice má proto smysl sledovat, co v prostoru skutečně nefunguje. Důležité může být například to, kde lidé tráví nejvíce času, kde vznikají kolize nebo které části kanceláře zůstávají téměř nevyužité. Teprve z těchto zjištění lze odvodit, zda je potřeba změnit počet pracovních míst, jejich rozmístění, nebo samotné rozdělení prostoru.
Jak poznat, že současná dispozice už neodpovídá práci
Jiný prostor potřebuje tým, který většinu dne pracuje samostatně, a jiný tým, který často komunikuje, pořádá porady nebo se přesouvá mezi různými pracovními místy. Univerzální rozmístění proto nemusí fungovat ani ve dvou firmách se stejně velkou kanceláří. TOP OFFICE pracuje při návrhu s požadavky konkrétního prostoru a nabízí řešení pro klasické kanceláře i open space.
Za signál k přehodnocení dispozice lze považovat například:
- pracovní místa zabírají prostor, který by mohl sloužit jinému účelu,
- zaměstnanci nemají vhodné místo pro porady nebo soustředěnou práci,
- průchody mezi pracovními místy jsou zbytečně komplikované,
- kancelář se po personálním růstu stává nepřehlednou,
- část prostoru je dlouhodobě málo využívaná.
Změna dispozice má smysl tehdy, když řeší konkrétní problém v každodenním provozu. Samotné přestavění stolů bez pochopení toho, proč současné uspořádání nefunguje, může pouze přesunout problém z jednoho místa na jiné.
Co má obsahovat dobrý návrh před samotnou realizací
Před nákupem nábytku nebo přesouváním pracovních míst je užitečné nejprve vytvořit půdorys a ověřit několik variant. U návrhu kanceláře lze pracovat s rozmístěním pracovních stolů, zasedacích míst, úložných prostor i dalších částí interiéru. 3D návrh potom umožňuje lépe posoudit výsledné uspořádání ještě před samotnou realizací.
Při přípravě nové dispozice je vhodné ověřit hlavně:
- kolik pracovních míst je skutečně potřeba,
- jaké činnosti se v jednotlivých částech kanceláře odehrávají,
- kde je potřeba klid a kde naopak prostor pro komunikaci,
- jak se budou lidé kanceláří pohybovat,
- zda nové rozmístění umožní další změny v budoucnu.
Takový postup může zabránit situaci, kdy se pořídí nový nábytek a až následně se zjistí, že jeho rozmístění neumožňuje pohodlný provoz. Návrh kanceláře proto není jen otázkou vzhledu. Jde také o převedení požadavků firmy do konkrétního prostorového řešení.
Kdy stačí změna dispozice a kdy je potřeba větší zásah
Ne každá změna pracovního prostředí vyžaduje stavební úpravy. Pokud je problém způsoben hlavně rozmístěním nábytku, může být řešením nové uspořádání pracovních míst. Jinde může být vhodnější doplnit akustické prvky, oddělit část prostoru nebo vytvořit samostatnou zónu pro jednání. TOP OFFICE například pracuje s klasickými kancelářemi i open space a nabízí také akustické panely a další prvky pro členění prostoru.
Rozhodnutí by mělo vycházet z rozsahu problému a plánovaného způsobu práce. Pokud se počet zaměstnanců nebo jejich pracovní režim mění opakovaně, vyplatí se myslet také na určitou flexibilitu budoucího uspořádání. Dobrá kancelář není ta, která pouze dobře vypadá při dokončení, ale ta, která dokáže fungovat i při změně provozu. Při plánování takové změny může pomoci návrh kanceláří založený na konkrétním půdorysu, počtu pracovníků a způsobu jejich práce.
